En regardant votre bureau, votre comptoir ou votre table de cuisine, vous pouvez être submergé par les piles de papier qui continuent de devenir plus grandes. Il semble probablement obtenir un nouveau projet de loi, un relevé bancaire ou un morceau de documents d’aspect officiel par la poste chaque jour.
Heureusement, vous pouvez prendre le contrôle de l’encombrement et récupérer les surfaces de votre maison. Nous expliquerons comment stocker vos documents financiers de la bonne façon, que vous conserviez des copies papier, des versions numériques ou les deux.
De cette façon, vous êtes prêt et protégé, quelle que soit la situation liée à l’argent.
Types de documents financiers à économiser
Lorsque vous parcourez les piles, allez-y et jetez ces factures de services publics que vous avez déjà payées (surtout si elles sont d’il y a plus d’un mois) et que la carte de crédit propose que vous ne poursuivez pas.
Cependant, gardez les yeux ouverts pour les éléments suivants:
- Déclarations de revenus
- Documents qui prouvent les revenus, tels que les talons de paie, les W-2 et les 1099
- Documents qui prouvent les actifs monétaires, tels que les relevés de compte bancaire, d’investissement ou de retraite
- Plans successoraux (y compris un testament, un testament de vie, une procuration, une procuration des soins de santé et des désignations de bénéficiaires)
- Polices d’assurance pour la santé, la vie, le handicap, l’automobile, la maison, les locataires ou toute autre couverture
- Carte de sécurité sociale
- Certificat de naissance
- Documents qui prouvent l’héritage, le mariage, le divorce, la mort ou la naissance ou l’adoption d’un enfant
- Document de prêt pour votre maison, voiture, éducation ou autre obligation
- Dossiers des transactions immobilières (achat ou vente)
- Preuve de la propriété des actifs (en particulier pour votre maison et votre voiture)
- Factures médicales
Maintenant, il est temps de Organisez vos documents financiers.
Regrouper les documents par type, puis les mettre dans l’ordre chronologique.
Combien de temps pour conserver chaque type de document
La principale question qui vient à l’esprit pour beaucoup est: « Combien de temps devez-vous conserver les dossiers fiscaux? «
Bien que l’Internal Revenue Service (IRS) aura généralement une déclaration dans les trois ans, l’agence pourrait décider d’examiner votre soumission six ans ou plus après votre dépôt.
Il est donc sage de conserver vos retours – et toute documentation de soutien – pendant sept ans.
Voici les directives de rétention générales à suivre pour d’autres types de documents:
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Type de document |
Période de rétention |
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Talon de paie |
Jusqu’à ce que vous receviez le W-2 de cette année |
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W-2S et 1099S |
Tant que vous conservez la déclaration de revenus correspondante |
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Relevés de banque, d’investissement ou de retraite |
Garder les déclarations annuelles indéfiniment Les déclarations mensuelles et trimestrielles peuvent se dérouler lorsque la nouvelle déclaration arrive |
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Plans de succession |
Indéfiniment |
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Polices d’assurance |
Jusqu’à ce que vous obteniez une nouvelle politique |
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Carte de sécurité sociale et certificat de naissance |
Indéfiniment |
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Preuve d’hérédité, de mariage, de divorce, de mort ou de naissance ou d’adoption d’un enfant |
Indéfiniment |
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Documents de prêt |
Jusqu’à ce que la dette soit remboursée |
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Dossiers des transactions immobilières |
Trois ans après la clôture |
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Preuve de possession d’actifs |
Tant que vous possédez la propriété |
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Factures médicales |
Un an après le paiement |
Étant donné que ce qui précède sont des directives générales, il peut être sage de faire des recherches supplémentaires sur votre situation ou de consulter un professionnel financier avant de disposer d’un document potentiellement critique.
S’il y a un doute, errez du côté de la prudence et maintenez les documents. Il vaut mieux l’avoir et ne pas en avoir besoin que l’inverse.
BESTRES DE STOCKAGE DES DOCUMENTS PHYSIQUES Les meilleures pratiques
(Image Credit: Getty Images)
Si vous réalisez que vous n’avez plus besoin de certains documents en votre possession, il est temps de sortir le déchiqueteur.
Les jeter dans la poubelle ou le recyclage du bac entier ou en gros morceaux prolonge une invitation écrite à un escroc pour voler et profiter de vos données sensibles.
Si vous ne possédez pas de déchiqueteur, vous pouvez souvent disposer en toute sécurité de vos documents inutiles dans un magasin de fournitures de bureau tels que Staples (moyennant des frais).
Pour les documents que vous devez conserver, vous avez quelques options de stockage physiques décentes, telles que:
Une armoire verrouillée est une solution simple qui maintient vos papiers essentiels dans votre maison. Cependant, un voleur déterminé pourrait briser la serrure et le contenu de la cabinet pourrait être endommagé dans un incendie, un inondation ou une autre catastrophe naturelle.
D’un autre côté, un coffre-fort ignifuge offre une meilleure protection contre les éléments. Cependant, il pourrait être volé s’il n’est pas boulonné au sol ou bien caché.
Si vous préférez garder vos informations sensibles hors site, un coffre-fort de votre banque locale offre beaucoup de sécurité tout en gardant vos documents accessibles en cas de besoin. Le plus gros inconvénient est de devoir payer des frais récurrents pour maintenir les droits d’utilisation d’année en année.
Quelle que soit l’option que vous choisissez, vous devez mettre les documents dans des dossiers étiquetés afin qu’il soit facile de trouver et de récupérer ce dont vous avez besoin plus tard. Cela aide également Organisez vos documents financiers pour vos héritiers.
Conseils de stockage numérique
Si vous êtes averti, ne voulez pas faire face à une montagne de papier ou vous vous souciez de la perte, du volé ou de l’endommagement de vos documents, vous voudrez peut-être numériser vos dossiers financiers.
Voici comment transformer votre pile en sécurisé et accessible et zéros:
- Choisissez une méthode de stockage numérique, comme votre ordinateur domestique, un lecteur externe, un service cloud (par exemple, Dropbox, Google Drive, Microsoft One Drive, iCloud ou Amazon Cloud Drive) ou une solution tierce, telle que Quicken Lifehub
- Scanner et télécharger chaque document dans le système, en l’organisation dans des dossiers
- Assurez-vous que vos informations sont sécurisées via des fonctionnalités telles que la protection des mots de passe, le chiffrement des fichiers et l’authentification à deux facteurs
- Soutenez régulièrement vos données (votre fournisseur de services peut le faire pour vous)
Si l’idée d’un mot de passe de plus à retenir est trop, envisagez d’utiliser un gestionnaire de mot de passe.
Le outil de technologie financière génère un nouveau mot de passe sécurisé chaque fois que vous vous connectez à une application ou un site Web. Tout ce que vous avez à faire est de vous souvenir du mot de passe du gestionnaire de mot de passe!
Avantages du système hybride
Vos fichiers papier pourraient brûler dans un incendie, mais le serveur abritant vos copies numériques pourrait s’écraser. Lorsqu’il s’agit de stocker vos documents financiers, vous ne pouvez pas être trop prudent.
La mise en œuvre d’un système hybride offre le plus de protection. Si la méthode physique ou numérique échoue, vous pouvez toujours accéder à vos informations via l’autre itinéraire.
La double approche peut également vous aider Économisez vos informations financières et documents en cas d’incendie de forêt ou de tempête.
