Saren Eyre Loosli et sa famille élargie sont excitées et se préparent pour leur réunion de quatre jours en juillet dans la maison du lac de l’Utah des parents de Loosli. Ils s’attendent à voir 54 membres de la famille, âgés de six mois à 80 ans. « Les enfants dorment par terre, sur la terrasse ou sur la pelouse, dans des tentes », a déclaré Loosli, fondateur et directeur de l’association. Le pouvoir des familles communauté en ligne. « Ce ne sont pas forcément les quatre jours les plus confortables, mais ça en vaut la peine. »
Si vous souhaitez organiser une réunion de famille, voici dix questions clés auxquelles répondre et des conseils pour rendre la réunion mémorable, amusante, abordable et éviter les erreurs de débutant.
1. Quand dois-je commencer à planifier une réunion de famille ?
« Nous disons généralement que les gens devraient commencer à planifier 12 à 18 mois à l’avance », a déclaré Edith Wagner, rédactrice en chef du journal numérique. Magazine des Réunions. Le Institut National du Regroupement Familial le site propose une chronologie recommandant quoi faire et quand le faire.
Si vous souhaitez organiser une réunion prochainement et que vous n’avez pas encore commencé à planifier, Wagner suggère d’organiser une version allégée. Cela peut signifier un rassemblement chez un membre de la famille avec un pique-nique ou un emplacement dans un terrain de camping (coût de location : environ 300 $ à 1 000 $).
Créez un fil de discussion sur les réseaux sociaux pour les réunions de famille, un groupe Facebook ou un site Web privé où les invités peuvent rester informés des nouvelles de l’événement.
2. Quand dois-je organiser une réunion de famille ?
L’été est généralement meilleur lorsque les enfants ne sont pas scolarisés. « Il suffit de s’assurer qu’aucun mariage, remise de diplômes, anniversaires importants ou vacances ne soient prévus à ce moment-là », a déclaré Wagner. Proposez aux membres de votre famille quelques dates parmi lesquelles choisir, peut-être via un site en ligne. Sondage sur les griffonnages.
Les réunions de famille durent souvent trois ou quatre jours, généralement du vendredi au dimanche ou au lundi. Souvent, les retrouvailles commencent par une rencontre le vendredi. Les activités de groupe commencent le samedi matin et après-midi, suivies d’un banquet ou d’un dîner traiteur. Il y a plus d’activités le dimanche, avec des départs le dimanche ou le lundi.
3. Qui doit accueillir la réunion de famille ?
Vous serez le quart-arrière, puis désignerez les membres de la famille comme présidents de comité pour gérer les aspects financiers, l’emplacement, la nourriture et les activités. « Planifier une réunion est trop difficile à faire pour une seule personne », a déclaré Loosli.
Le planificateur de la réunion doit communiquer régulièrement avec les présidents des comités pour s’assurer que le travail est fait. « L’été dernier, j’ai reçu un appel de quelqu’un qui a dû annuler la réunion parce que la personne qui devait trouver l’hôtel n’avait jamais appelé personne », a déclaré Wagner.
4. Où doit avoir lieu le regroupement familial ?
Si la réunion n’a pas lieu au domicile d’un membre de la famille où les invités peuvent se rendre facilement, recherchez un endroit à proximité d’une grande ville. Vous serez à proximité des aéroports, des gares et des autoroutes et éviterez les coûts élevés d’hébergement et de stationnement des hôtels urbains.
De nombreux hôtels disposent de piscines dont les enfants profitent. Et « une salle de réunion d’hôtel permet aux gens d’installer des expositions avec des photos de leurs ancêtres », a déclaré Wagner.
Wagner suggère également d’envisager un ranch ou une ferme car « toutes les activités sont là ».
Alternativement, les clients peuvent séjourner dans des VRBO ou des Airbnbs. Cependant, cela représente un défi pour la tenue de réunions en grand groupe.
5. Combien coûte une réunion de famille ?
C’est une décision sur laquelle les invités doivent se mettre d’accord, en tenant compte des coûts d’hébergement, de nourriture et d’activités ainsi que des finances et des frais de déplacement des membres de la famille.
Si certains invités pensent qu’ils n’ont pas les moyens d’y assister, ils peuvent en informer confidentiellement le président de la réunion pour voir s’il existe un moyen de couvrir leurs frais. « Mes parents ont toujours dit aux membres de notre famille : ‘Si vous êtes dans une situation financière difficile, n’hésitez pas à nous le faire savoir », a déclaré Loosli. « On ne parle jamais de qui a reçu de l’aide et de qui ne l’a pas été. »
Pour réduire les coûts, de nombreuses réunions organisent des collectes de fonds telles que des tirages au sort, des livres de cuisine familiaux ou des concours de cuisine. L’hôte de la réunion peut accepter de payer environ 500 $ pour couvrir de petites dépenses comme des t-shirts ou des chapeaux familiaux.
Les hôtels exigent souvent un acompte pour un bloc de chambres, qui peut être négociable. Réservez 25 chambres ou plus et vous obtiendrez peut-être une salle de réunion gratuite. Mais, a déclaré Wagner, ne fixez pas le nombre de chambres tant que vous ne savez pas combien de membres de la famille viendront. Sinon, vous devrez payer pour ceux dont vous n’aurez pas besoin.
Le président du comité des finances percevra tous les paiements initiaux requis et fera payer ces dépenses.
6. Qu’en est-il de la nourriture pour une réunion de famille ?
(Crédit image : Getty Images)
Certaines familles préfèrent prendre tous leurs repas à l’hôtel ou dans les restaurants à proximité. D’autres préparent les repas ensemble et partagent le coût des ingrédients. Lors de certaines réunions, les invités sont responsables de leur propre petit-déjeuner.
Les réunions dans les hôtels nécessitent une planification spéciale des repas. « Si vous organisez un banquet, vous devrez décider s’il s’agira d’un buffet ou d’une table assise et servie », a déclaré Wagner. « Si les membres de la famille souhaitent apporter leur propre nourriture, vous devez vous assurer que l’hôtel le permet. »
Les réunions dans les fermes familiales installent parfois des stands de nourriture, de bière, de soda et de glaces et permettent aux participants de payer ce qu’ils achètent.
Si votre famille est originaire d’un pays ou d’une région particulière des États-Unis, envisagez d’intégrer vos traditions culinaires dans la planification de vos repas.
7. Quelles activités prévoir pour une réunion de famille ?
Cela dépend de ce que veulent les membres de la famille. Pendant la journée, les réunions incluent généralement des activités amusantes en plein air. Les soirées sont souvent consacrées à des dîners de groupe, des fêtes, des jeux, des concours de cuisine et, plus tard dans la soirée, des discussions entre adultes. Souvent, un hôte de réunion parle de la généalogie familiale lors d’un des dîners.
Pour préciser les détails, le responsable des activités peut organiser un appel Zoom ou créer un sondage à choix multiples parmi lequel les invités peuvent choisir.
Certaines réunions proposent des activités créatives. Loosli’s organise un feu de joie avec une playlist où les membres de la famille écoutent les chansons préférées de l’année de leurs proches. Il propose également un spectacle de talents. « C’est amusant parce que les gens peuvent participer à leur manière », a déclaré Loosli. Le jeu optionnel Fear Factor permet aux petits-enfants d’essayer de manger des aliments inhabituels comme des algues, avec un grand prix de 15 $.
8. Combien de temps libre faut-il prévoir lors d’une réunion de famille ?
Le temps libre est important. « C’est là que les gens se connectent souvent de manière informelle, ce qui peut être extrêmement significatif », a déclaré Loosli.
Cherchez des moyens de gagner du temps pour jouer au golf, faire du shopping et rattraper votre retard.
« Les golfeurs de la famille seront très heureux s’ils peuvent jouer au golf », a déclaré Wagner. « S’il y a un centre commercial à proximité, il y aura aussi des gens heureux d’en entendre parler. »
9. Qu’en est-il des photos, des vidéos et de la documentation des retrouvailles ?
(Crédit image : Getty Images)
Montrer aux invités des photos de famille et des films personnels peut être amusant, surtout les plus nostalgiques. « Les meilleures retrouvailles ont lieu lorsque de vieilles photos de famille guident la conversation », a déclaré Mitch Goldstone, qui dirige le site ScanMyPhotos.
Demandez aux invités d’envoyer à l’avance leurs images et vidéos de famille préférées. Si vous obtenez des impressions, des diapositives, des cassettes VHS ou des DVD, engagez un professionnel pour les numériser. Attendez-vous à payer environ 50 $ pour 250 photos et environ 30 $ par cassette VHS.
Ensuite, créez un diaporama ou un film, avec de la musique, à montrer lors de la réunion. Essayez d’inclure des photos amusantes. « Les plus maladroits et les plus idiots sont ceux qui suscitent les larmes et les rires », a déclaré Goldstone.
Assurez-vous que les invités prennent également de nombreuses photos de réunion. « Après nos retrouvailles, nous créons un album Google dans lequel chacun soumet la photo préférée qu’il a prise », a expliqué Loosli. « Ensuite, le cadeau de ma sœur à nos parents est un joli livre contenant les meilleures photos. »
10. Que faire si j’ai besoin d’aide pour planifier ?
Les organisateurs de fêtes professionnels peuvent vous aider à organiser et à gérer une réunion de famille. Autres sources de conseils :
Magazine des Réunions: Ce site propose des conseils d’experts, des photos et des histoires d’organisateurs de réunions célébrant leurs événements. Vous pouvez soumettre vos propres réflexions et souvenirs de retrouvailles à Wagner à l’adresse éditeur@reunionsmag.com.
L’Institut National du Regroupement Familial: Ce site propose des suggestions pour planifier et organiser des réunions, notamment pour les familles afro-américaines. Le 28 mars, le groupe organisera une réunion de famille virtuelle gratuite atelier pour les organisateurs de réunions.
Pour une aide générale et des recherches sur la généalogie, essayez des sites gratuits tels que Find a Grave, US Census et Geneanet.
