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Il était une fois, dans une galaxie très lointaine, les factures envoyées par courrier électronique devenaient monnaie courante, et les chefs d’entreprise, les CPA équipés de calculatrices et les propriétaires d’entreprise se frottaient les mains avec joie.
« Pensez simplement à tous les frais de port que nous allons économiser. Il est temps de répartir les primes », a déclaré un récent diplômé de MBA.
« Pas si vite », dit son père. « Je prévois de vrais problèmes. »
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Et, comme c’est souvent le cas, Père savait ce qu’il y avait de mieux.
« Avant la facturation par e-mail, nous n’avions jamais eu de problème »
« M. Beaver, ma femme et moi sommes des professeurs de journalisme universitaires à la retraite qui ont déménagé à environ 100 miles de la ville universitaire où nous enseignions, mais restons des « accros à l’information » et sommes abonnés à plusieurs journaux et magazines livrés par un service de livraison tiers.
« Cela a très bien fonctionné pendant des années – jusqu’à il y a seulement quelques semaines, lorsque nous avons reçu un appel téléphonique plutôt sarcastique d’un bureau de recouvrement, nous demandant quand nous prévoyions de payer la facture des journaux vieille de plusieurs mois », commence l’e-mail de « Nick ».
Lorsqu’il les a rappelés, il a déclaré avoir demandé : « De quoi parlez-vous ? » Sous-entendant que nous sommes des voleurs, Miss Friendly a déclaré que nous n’avions pas payé le service de livraison des journaux pendant toute l’année 2026.
« Laisse-moi faire des recherches et je te rappellerai tout de suite », lui ai-je dit, mais elle avait déjà raccroché. « Nous avons recherché les factures et n’en avons trouvé aucune pour 2026. J’ai appelé l’entreprise et ils m’ont dit qu’ils étaient passés à un système de facturation par courrier électronique uniquement, sans toutefois en informer les clients. Nous avons regardé dans notre dossier spam, mais nous n’y avons vu aucune facture.
« Je leur ai apporté ces factures, que nous avons payées immédiatement. En discutant avec les voisins, nous avons appris qu’ils utilisaient également ce service de livraison, et plusieurs avaient vécu la même expérience.
« Nous recevons toujours nos factures mensuelles de services publics, de cartes de crédit, d’assurance maladie, d’assurance vie et la plupart des autres factures mensuelles à l’ancienne – par le service postal américain. Pouvez-vous expliquer pourquoi tant d’autres commerçants et vendeurs semblent être trop bon marché pour payer les frais de port et sont prêts à soumettre leurs clients à des accusations d’essayer d’éviter de payer leurs factures ?
« Que peut faire une personne moyenne pour éviter cet embarras et cette perte de temps ? »
Quand la facturation par courrier électronique est-elle devenue courante ?
Au cours des 15 à 20 dernières années, le courrier électronique est devenu le moyen utilisé par de nombreuses entreprises pour envoyer leurs factures à leurs clients. Ce changement a commencé au milieu des années 2000, lorsque les entreprises ont abandonné les télécopieurs et le courrier postal. Dans les années 2010, la plupart des secteurs utilisaient les fichiers PDF envoyés par courrier électronique comme principale méthode de facturation.
Même si la facturation par courrier électronique est rapide et peu coûteuse, elle présente également des risques que certains consommateurs et petites entreprises ne comprennent pas pleinement. Et pour les milliers de personnes qui se font arnaquer par des escroqueries à la facture, c’est la définition même de « un centime et une livre insensée ».
Plusieurs étapes menant à des ennuis
Il y a eu plusieurs étapes avant que le courrier électronique ne devienne courant pour de nombreuses communications professionnelles, y compris la facturation.
Étape 1 (fin des années 1990 au début des années 2000). À mesure que le format PDF est devenu universel, de nombreuses entreprises, le plus souvent des entreprises soucieuses de la technologie ou des coûts, ont commencé à joindre les factures aux e-mails au lieu de les envoyer par courrier ou par fax.
Étape 2 (milieu des années 2000). L’envoi de factures par courrier électronique est devenu la norme pour de nombreuses petites et moyennes entreprises. Les plateformes de comptabilité cloud (QuickBooks Online, FreshBooks, Xero) ont même fait de la « facture électronique » une sélection par défaut.
Étape 3 (les années 2010). La plupart des secteurs sont passés à la facturation par courrier électronique comme norme.
Étape 4 (les années 2020). De nombreux pays exigent désormais la facturation électronique pour des raisons de conformité fiscale, d’atténuation de la fraude, de transparence et de réduction de l’utilisation du papier.
Problèmes courants causés par la facturation par courrier électronique
D’après ce que j’ai vu, l’envoi de factures par courrier électronique a créé bien plus de problèmes – et arnaqué plus de personnes – que l’utilisation de la poste américaine ne l’a jamais fait. À quand remonte la dernière fois que, en ouvrant votre courrier électronique, vous avez trouvé une fausse facture pour quelque chose que vous n’avez jamais commandé ?
Voici quelques-uns des problèmes les plus courants causés par l’envoi de factures par courrier électronique :
Filtrage du spam et des e-mails perdus. Les factures atterrissent souvent dans des dossiers de spam, de promotions ou de courrier indésirable. En outre, certains pare-feu bloquent entièrement les pièces jointes, ce qui fait que les clients ne voient jamais les factures.
Aucune preuve de livraison ni confirmation de l’ouverture de l’e-mail. La plupart des boîtes de réception ne fournissent aucune preuve que le destinataire a ouvert ou reçu la facture. Les « accusés de lecture » facultatifs sont souvent désactivés. Cela peut créer « nous l’avons envoyé » ou « je ne l’ai jamais reçu ! » litiges de paiement.
De plus, si des factures en double sont envoyées, les clients pourraient payer la facture deux fois.
Fraude, usurpation d’identité et phishing. Le courrier électronique est une source majeure de fraude aux factures. Les clients reçoivent des e-mails qui semblent provenir d’une personne avec laquelle ils font affaire, mais s’ils cliquent sur la pièce jointe, leurs données privées peuvent être compromises.
Risques de sécurité et de confidentialité. Les e-mails ne sont pas intrinsèquement sécurisés et des données financières sensibles peuvent être exposées si les e-mails sont transférés de manière inappropriée.
Vous voulez que la facture soit envoyée par courrier ? Tu as ce droit
Les entreprises n’ont généralement aucun droit légal d’insister pour envoyer vos factures par courrier électronique, à moins que vous n’ayez préalablement accepté une communication uniquement électronique, par exemple en signant un contrat de service spécifiant la facturation électronique.
La méthode de facturation est une préférence du client et non une exigence légale. Vous pouvez choisir comment vous souhaitez recevoir une facture.
La facturation papier reste une pratique courante pour les travaux de plomberie, de CVC et d’électricité.
Je dois souligner que de nombreux systèmes de facturation électronique automatique disposent d’une fonction « désélectionner l’e-mail et utiliser le service postal américain ». Il vous suffit de le chercher.
Je recommanderais également d’envoyer une demande courte et polie qui dit quelque chose comme : « Veuillez envoyer les factures uniquement par le service postal américain.
Cet article a été écrit et présente les points de vue de notre conseiller collaborateur, et non de la rédaction de Kiplinger. Vous pouvez vérifier les dossiers des conseillers auprès du SECONDE ou avec FINRA.
