Il y a 42 ans, mon grand-père, ses cousins et leurs parents ont organisé la première de ce qui allait devenir une réunion de famille semestrielle réunissant plus de 100 proches. Au cours de ces décennies, notre famille s’est tellement agrandie qu’elle est devenue lourde et un peu détachée.
La génération qui a lancé la tradition était assez soudée et beaucoup ont de toute façon fait un effort pour se voir en dehors des années de retrouvailles. Mais pour les jeunes générations qui suivront, nous ne verrons la plupart de nos cousins éloignés qu’à la réunion semestrielle.
Le plus grand défi lors de la planification d’une réunion de famille concerne moins la logistique : n’importe quel guide standard de planification d’événements vous couvrira. Le plus grand défi est de convaincre les gens de continuer à y assister année après année.
Cette année, nous avons profité de la réunion pour réfléchir à la manière dont les générations futures (y compris la mienne) peuvent perpétuer la tradition. Je voulais partager ce dont nous avions parlé avec d’autres personnes qui pourraient avoir du mal à lancer une tradition comme celle-ci pour leur propre famille.
1. Renouez avec les proches que vous souhaitez inviter en dehors des retrouvailles
(Crédit image : Jared Wuerzburger)
Les « fondateurs » de notre réunion de famille l’ont lancée dans le but de reconnecter les membres de la famille qui avaient grandi ensemble et se voyaient lors de réunions de famille régulières depuis les années 1940. En vieillissant, ils ont déménagé dans différents États et ces réunions de famille sont devenues moins fréquentes. La première réunion de famille, en 1984, remplaçait les rassemblements de personnes déjà relativement proches.
Aujourd’hui, ma génération n’a pas la même histoire. Nous avons grandi dans tout le pays et beaucoup d’entre nous ne se voient que lors de notre réunion semestrielle. Si nous commencions une réunion à partir de zéro, je n’aurais peut-être même pas les coordonnées de la moitié d’entre eux, encore moins une relation suffisamment étroite pour les inviter à une réunion.
Si votre famille est éloignée comme la nôtre l’est devenue, commencez par simplement contacter vos proches et trouvez un moyen de renouer avec certains d’entre eux en dehors d’une grande réunion. Cela pourrait ne pas être pratique à réaliser via des rassemblements en personne. Mais si vous n’avez pas vu certaines de ces personnes depuis un certain temps, trouvez un moyen de connecter la famille avec peu d’enjeu et d’effort – un groupe Facebook, une discussion de groupe familial, un site Web familial.
Vous voulez juste un moyen de mettre tout le monde sur le radar des autres afin que lorsque vous vous rencontrez en personne pour une réunion, ce ne soit pas un rassemblement d’étrangers. Il est plus facile d’aller à une réunion quand on a l’impression de connaître les gens qui seront là.
2. Commencez petit
(Crédit image : Jared Wuerzburger)
Dans les années 80, notre réunion de famille était assez restreinte (pour une famille irlandaise catholique). Il s’agissait essentiellement de frères et sœurs qui avaient grandi ensemble et se réunissaient dans leur ville natale avec leurs enfants et leur conjoint. Il a atteint cette taille parce que la tradition des retrouvailles était déjà en place lorsque les enfants de ces frères et sœurs ont grandi et ont eu leurs propres enfants et conjoints.
Vous pouvez donc commencer petit, avec des proches qui se connaissent suffisamment bien pour que des retrouvailles soient un oui facile. Ensuite, essayez d’élargir votre liste d’invitations chaque année ou donnez simplement à cette famille le temps de grandir par elle-même.
Une réunion plus petite pour commencer sera également plus facile sur le plan logistique. Si vous n’êtes pas un organisateur d’événements professionnel, il est préférable de commencer avec un effectif plus gérable.
3. Créer un comité de planification du regroupement familial
(Crédit image : Getty Images)
Aucune personne ne devrait assumer seule toutes les responsabilités liées à la planification d’un événement. La logistique est beaucoup plus gérable si vous avez une équipe.
Dans notre famille, la planification est effectuée par un comité qui se réunit (via des chats vidéo) dans les mois précédant les retrouvailles pour régler les détails. Les membres de ce comité changent en fonction de l’hôte. Mais ce n’est jamais à une seule personne d’organiser l’hébergement, les lieux et la restauration pour notre réunion de plus de 100 personnes.
N’essayez pas non plus de le faire vous-même. Lorsque vous souhaitez renouer avec des membres de votre famille, essayez de trouver au moins une ou deux autres personnes suffisamment enthousiasmées par l’idée pour planifier cela avec vous.
4. Parlez tôt de votre budget et de vos finances
Une réunion de famille ne doit pas nécessairement être coûteuse, mais il est peu probable qu’elle soit totalement gratuite. Vous devrez peut-être louer une salle. Vous devrez certainement fournir de la nourriture, soit via un service de restauration, soit en achetant suffisamment de nourriture pour cuisiner pour un grand groupe. Tout comme vous ne devriez pas assumer toutes les responsabilités liées à la planification, vous ne devriez pas non plus assumer tous les coûts.
Notre famille gère l’aspect financier de différentes manières. Le principal : après avoir sécurisé l’hébergement, évalué le prix de la restauration et déterminé les autres coûts de l’événement, le comité de planification établit un coût par personne. Lorsque les invitations sont envoyées, une demande de ce coût par personne est également envoyée. Nous avons également quelques aînés généreux qui donnent plus que leur part des coûts.
Enfin, notre famille organise un encan silencieux à chaque réunion afin de récolter des fonds supplémentaires pour la prochaine réunion. Il présente des objets de famille, des spécialités locales importées des différents États où vivent désormais les membres de notre famille, des objets artisanaux et d’autres objets qui donnent aux gens quelque chose d’amusant à emporter à la maison. Les enchères ne rapportent pas à elles seules suffisamment pour couvrir le coût total de la réunion, mais c’est une façon amusante de gonfler le budget.
Tout cet argent récolté grâce aux enchères, aux dons et aux fonds collectés auprès de chaque membre de la famille qui confirme sa confirmation va sur son propre compte (actuellement géré par l’un de mes grands-oncles).
Lorsque vous débutez, vous devrez peut-être faire partie des « aînés généreux » qui donnent plus que votre part des coûts. Mais n’ayez pas peur de demander des contributions comme le fait notre famille. Assurez-vous simplement d’adapter l’événement à votre budget plutôt que l’inverse.
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5. Gardez l’itinéraire simple
(Crédit image : Jared Wuerzburger)
La partie la plus importante d’une réunion de famille est la famille. Vous n’avez pas besoin d’un programme d’activités élaboré. Vous avez juste besoin d’espace et de temps pour vous rassembler. Au fil des décennies, notre famille a affiné une sorte de modèle pour ce à quoi ressemblera chaque réunion :
- Vendredi: Chacun arrive à destination à son rythme. Il y a une réunion informelle (généralement dans la salle d’accueil de l’hôtel) avec un large choix de nourriture et de boissons que les gens peuvent obtenir à leur arrivée. Nous portons également des badges nominatifs pour éviter ces moments gênants « Je devrais connaître votre nom, mais je ne le fais pas ».
- Samedi: Nous prenons une grande photo de famille, portant nos chemises de famille. C’est la seule chose pour laquelle nous devons être ponctuels. Ensuite, nous faisons un pique-nique avec quelques jeux. Plus tard dans la soirée, nous dînons et assistons à un spectacle de talents (notre famille aime chanter). Des heures de début sont indiquées pour ces activités, mais arriver en retard n’est pas un gros problème.
- Dimanche: La seule activité prévue pour cette journée est le brunch. Certains proches partent tôt, d’autres restent un peu plus longtemps pour vaquer à leurs occupations.
Avoir un modèle de base indiquant à quoi ressemblera chaque réunion peut rendre la planification plus simple année après année. Vous n’êtes pas obligé de réinventer la roue à chaque fois.
Surtout, restez simple. Faire venir des dizaines de personnes en même temps au même endroit n’est pas facile. Gardez donc votre agenda souple et minimisez le nombre d’activités qui exigent une ponctualité stricte.
6. Faites-en une collaboration multigénérationnelle
L’un des principaux points à retenir de notre discussion lors de la réunion de famille de cette année : il est temps pour les jeunes générations d’intensifier leurs efforts en matière de planification. Pendant des décennies, les enfants de la première génération ont fait une grande partie du travail, mais ils ont aujourd’hui plus de 80 ans.
Même si ma mère et sa génération se sont davantage impliquées au cours des 20 dernières années, nous avons réalisé qu’il fallait un transfert plus intentionnel des responsabilités d’une génération à l’autre.
Si vous souhaitez bâtir une tradition suffisamment forte pour survivre, vous devez inviter les jeunes générations à participer à la planification et à la prise de décision concernant l’apparence de votre réunion de famille.
Dans notre cas, cela signifie s’assurer que le comité de planification des retrouvailles comprend des représentants de différentes générations – la génération de mes grands-parents qui possèdent les connaissances et l’expérience de la planification de ces rassemblements au cours des dernières décennies, la génération de mes parents qui se sont davantage impliqués et ma propre génération qui a assisté à ces événements toute notre vie et qui est maintenant assez âgée pour commencer à apprendre les ficelles du métier.
L’objectif est qu’en maintenant cette mixité multigénérationnelle, même si ma génération devient la plus âgée à la réunion, la transition des tâches d’aménagement d’une génération à l’autre se fasse beaucoup plus facilement.
Allez-y
(Crédit image : Jared Wuerzburger)
Si vous envisagez d’organiser une réunion de famille, j’espère que vous prendrez cela comme un signe pour franchir le pas. Parce que cela vaut la peine d’inculquer cette tradition à votre famille. J’assiste à ces réunions depuis que je suis bébé et j’espère les voir continuer même jusqu’à 90 ans.
Un week-end ne suffit pas pour renouer avec tous les membres de ma famille aussi profondément que je le souhaiterais. Mais il y a quelque chose de spécial à prendre ce temps tous les deux ans pour se réunir, se rencontrer et chanter « Oh, Danny Boy » pour la énième fois.
Maintenir une réunion de famille demande un travail d’équipe. Répondez à notre quiz rapide pour découvrir le rôle que vous pourriez jouer dans la construction d’une tradition familiale qui dure depuis des générations.
